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Criteri di deselezione

Principi generali

È bene anzitutto tenere presente che i criteri qui dettati si applicano a un biblioteca specializzata di ricerca di un prestigioso istituto universitario di livello internazionale. In teoria, uno studioso di livello dovrebbe qui possedere tutti gli strumenti atti a condurre una ricerca di tipo documentale (non sperimentale, cioè, o di laboratorio) in tutte le discipline il cui insegnamento sia attivato presso la Scuola Normale.

In seconda istanza quella della Scuola Normale è anche una biblioteca di studio (di livello universitario), che deve garantire la presenza di tutti quei documenti che possono servire nel
periodo della formazione universitaria, quindi di tipo non specialistico anche se in un’ottica sempre disciplinare.

Non necessariamente la deselezione deve essere operata in condizioni di necessità, ovvero a causa della mancanza di spazio sugli scaffali. In effetti essa dovrebbe rappresentare un’attività di routine secondo il principio che una biblioteca con queste caratteristiche deve garantire, prima che la quantità, la qualità del profilo delle sue collezioni.

I criteri qui proposti valgono per qualsiasi documento a scaffale, esclusi solo quelli appartenenti a fondi intangibili, che abbiano cioè il vincolo di rimanere integri e unitari.

La deselezione può riguardare sia copie singole di una edizione, sia copie doppie e/o multiple.

Nella deselezione non è opportuno dettare regole rigide ma solo criteri di massima. In questo campo, infatti, vige sempre un certo margine di discrezionalità, a disposizione del responsabile di settore. Egli solo può valutare, in base ai criteri dettati appresso e ad altri fattori (conoscenza della disciplina, intuito, collaborazione con gli esperti della disciplina -allievi, post-laureati, ricercatori, docenti -), quali testi debbano rimanere in rapida accessibilità sullo scaffale e quali debbano essere deselezionati.

Per deselezione si intende infatti sia l’invio della copia in deposito, sia lo scarto per la vendita o il macero comportanti, questi ultimi, lo scarico dall’inventario, o disinventariazione.

L’invio di copie in deposito presso il magazzino non deve essere inteso come un giudizio di disvalore della copia o dell’edizione presenti a scaffale, ma solo una collocazione con più
complessa accessibilità. Sulla base di richieste dell’utenza la copia in deposito può tornare ad essere collocata a scaffale.

Inoltre, in alcuni casi, l’invio al Magazzino può essere inteso addirittura come un intervento di tutela dell’esemplare, nel caso questo non possa rientrare né nei “Rari”, né nei libri da destinare a CassaForte (cioè al piccolo “magazzino” di settore), né fra gli “Antichi”. È ovvio che la tutela preveda che si intervenga con rilegature o altro, ogniqualvolta una copia lo necessiti, sia che sia trattenuta a scaffale sia che sia inviata a magazzino.

Attualmente, data la disponibilità in Rete di versioni elettroniche dei vari tipi di documenti, lo status di “doppio” può essere desunto anche tramite l’esistenza di copia digitalizzata disponibile on line. In tal caso sarà cura del catalogatore predisporre un rinvio tramite link (indicazione dell’URL nel campo 856, valore primo indicatore 4, valore secondo blank, sottocampi da riempire “u” e “z”)

Copie singole

Il primo criterio orientativo per la deselezione di una copia singola di edizione è l’obsolescenza, cioè la scarsa consultazione da parte dell’utenza.

Le cause dell’obsolescenza possono riguardare la qualità dell’opera, lo scarso successo editoriale, un cattivo destino bibliografico, ma soprattutto il superamento della metodologia adottata nel campo della disciplina relativa.

Per quest’ultimo motivo l’obsolescenza è ovviamente anche legata al tasso di invecchiamento cronologico. In genere più un’opera è vecchia meno è consultata, tendenzialmente; ma esistono anche settori disciplinari che privilegiano non solo lo studio ma anche la ricerca e la edizione o riedizione di opere “vecchie”.

È per questo motivo che occorre introdurre, a questo punto dei nostri criteri, la distinzione fra

  1. Opera-testo (letteratura primaria, fonte); e
  2. Opera critica (letteratura secondaria)

Nel caso dell’opera-testo o fonte la deselezione non dovrebbe di norma essere applicata; a meno che non sia serenamente esprimibile una valutazione di non interesse a fini di studio (è il caso ad esempio dei libri che ricevuti in omaggio vanno a costituire il “Fondo Caputo” di letteratura).

Tuttavia va ricordato che anche in quest’ultimo caso la valutazione non concerne un giudizio di valore, dal quale il bibliotecario deve guardarsi bene.

La deselezione va invece applicata alle opere di critica o studio (letteratura secondaria). In questo caso possono valere i rilievi sulla sua “obsolescenza”

Consigli per rilevare il tasso di obsolescenza di un’opera:

  • consultare un esperto della disciplina
  • consultare opere generali, manuali, dizionari enciclopedici, bibliografie, repertori elettronici e motori di ricerca (soprattutto Google) per verificare l’attestazione dell’autore dell’opera e, in seconda istanza, dell’opera in questione – nel caso non compaia è molto probabile che l’opera prima che essere obsoleta è non pertinente rispetto agli standard di ricerca della disciplina
  • consultare lo “storico” del prestito nel modulo circolazione
  • fidarsi della memoria visiva, e delle abitudini di studio degli utenti consolidati, per ricordarsi se l’opera ha circolato sui tavoli, etc.

Oltre all’obsolescenza, valgono:

  • il criterio di pertinenza rispetto lo standard documentale della Biblioteca nelle singole discipline, secondo i principi generali di cui sopra;
  • le barriere linguistiche.

Ci sono libri a scaffale in lingue non facilmente accessibili: questo può essere un ulteriore fattore accessorio (cioè di per sé non sufficiente) ma rilevante, per la valutazione della non- consultabilità, e dunque dell’invio a magazzino.

Doppi o multipli

Stante la possibilità di escludere anche una copia singola in base ai criteri su riportati è ovvio che tali criteri siano estendibili anche alle copie multiple. Ovvero: anche copie doppie e multiple di una edizione possono essere selezionate in blocco se non corrispondenti agli standard della collezione.

Schema di massima su come comportarsi in presenza di più copie di una edizione identica:

1.a copia= esclusa/ammessa (in base ai criteri vigenti per l’esclusione)
2.a copia= se esclusa la prima, ammessa (fatta salva nuova esclusione per motivi di opportunità)
3.a copia= magazzino
4.a copia= scartata: in questo caso si procede a disinventariazione e/o vendita.

Lo schema di massima qui riprodotto è orientativo e può essere rivisto anche caso per caso. Nel caso della seconda copia e succ., va ricordato che non esiste solo l’opzione
esclusa/ammessa (ovvero escluse entrambe), ma, data l’estrema versatilità del nostro, come di qualsiasi altro sistema di classificazione, si può dislocare la seconda copia in un altro punto della collezione, anche in diverso settore disciplinare, se opportuno e coerente con lo schema di classificazione.

Vi sono opere infatti, e anzi negli ultimi anni il loro numero si va intensificando, che, in base ai loro “soggetti”, posti a cavallo fra differenti campi disciplinari, possono essere variamente classificati.

Bisogna considerare anche il caso di edizioni “adiacenti”, cioè non esattamente identiche (e che pertanto, come tali, insistono su differenti record di catalogazione), ma la cui seconda in ordine cronologico è talvolta aumentata di pagine e con allegati un saggio o una presentazione di contorno, le quali possono essere valutate ai fini della deselezione come fossero identiche (fatta salva l’opportunità di tenerle entrambe).

In questi casi, di massima, valgono i seguenti criteri:

se 1+1, si mantiene la più aggiornata e completa (o, a discrezione del responsabile, si tengono entrambe);
se 1+1+n, si mantengono la prima (per il valore storico intrinseco che ha qualsiasi prima edizione, sia a livello culturale che bibliologico), e l’ultima (cioè quella presumibilmente più aggiornata).

Non rientrano nella casistica delle edizioni “adiacenti” le varie edizioni di un’opera-testo fonte, che per la loro natura, per la presenza di criteri filologici di edizione, e di commenti al testo di varia origine e natura, devono essere mantenute tutte (eccezion fatta per quelle ritenute non pertinenti agli standards di qualità della nostra collezione).

I doppi di Fondi speciali

Di norma le copie dei Fondi speciali vanno tenute a scaffale.

Ciò per varie ragioni:

  • per criteri di uniformità;
  • per l’esigenza dell’utenza specializzata che in genere preferisce la copia del Fondo “d’autore”, per controllarvi eventuali glosse, sottolineature etc;
  • per una forma di affezione e rispetto per i volumi appartenute a grandi personalità di studiosi che è giusto impreziosiscano con la loro presenza i nostri scaffali (fatte salve, ripeto, forme di tutela degli esemplari stessi)

I doppi di Fondi speciali possono essere inviati in deposito nell’ipotesi di una migliore forma di tutela della copia (se molto utilizzata, sgualcita, con annotazioni particolari etc.), sia nel caso che le altre copie appartengano anch’esse ai Fondi speciali, sia che non vi appartengano.

Ovviamente, non è possibile ammettere nei criteri generali una “graduatoria” di preferenzialità per la deselezione fra i Fondi speciali; essa può semmai essere decisa per convenzione e per ragioni di collection management, in via congiunturale, dal Direttore, sentiti i Coordinatori e i Responsabili di settore coinvolti.

I doppi dei Fondi speciali di nuova acquisizione, vanno osservati in maniera particolare. Chi cataloga questi Fondi deve avere cura di sottoporre al responsabile del settore relativo i documenti che risultino doppi (attenzione: bisogna sempre verificare sia a catalogo sia sullo scaffale) per una loro valutazione. Di norma, essi si scartano, destinandoli alla vendita o alla cessione gratuita. In alcuni casi però può essere opportuno, e in alcuni altri fortemente consigliato, incamerarli ugualmente.

Questo deve accadere in due casi:

  • quando si tratta di un libro ancora correntemente consultato, per cui la doppia copia è utile;
  • quando per il suo valore intrinseco, ad esempio il valore commerciale, può essere interessante per la Biblioteca acquisirlo.

Dei volumi doppi, se non incamerati, va tenuta registrazione, compilando il campo 917 con l’indicazione della sigla del Fondo + il numero progressivo del volume. In tal modo, anche nell’eventualità di uno scarto, è garantita l’unitarietà “virtuale” del Fondo.

Esemplari con annotazioni

In generale, le copie con note a margine, glosse, scolia etc., sono di grande valore culturale e di interesse per lo studioso. A maggior ragione esse devono essere consultabili a scaffale dall’utente della Biblioteca specializzata di ricerca di cui si diceva ai Principi generali. Fatta salva la destinazione di dette copie al Materiale non in libero accesso nei casi altrimenti previsti (Rari, Antichi, Cassaforte), esse devono essere tenute a scaffale. Vanno invece poste fra il Materiale in non libero accesso quelle copie contenenti annotazioni ingiuriose, potenzialmente offensive e lesive della reputazione del possessore del Fondo, dell’autore del testo e/o di terzi, o appartenenti alla sfera della privacy dei soggetti ultimi elencati, per gli ovvi motivi morali e giuridici che lo consigliano.

In ogni caso si lascia alla discrezione informata del responsabile di settore la possibilità di togliere dal libero accesso, per vari motivi di opportunità, documenti postillati non rientranti nella precedente casistica e, in taluni casi di particolare interesse, di predisporne la digitalizzazione, anche parziale, e la messa a disposizione on line.

Appendice: criteri per stabilire se un’opera appartiene agli standards della collezione

Opere critiche

[tali requisiti vanno valutati storicamente, cioè rapportando l’opera l’autore e/o il soggetto all’epoca storica cui appartengono].

prestigio, chiara fama e notorietà dell’autore;
successo popolare dell’autore o dell’opera (vale per i rilievi sociologici di una certa disciplina); appartenenza dell’opera a prestigioso oltre che noto editore di cultura (tenendo presente che questi requisiti variano nel tempo);
appartenenza dell’opera a prestigioso ma non noto, grande o diffuso editore di cultura; appartenenza dell’opera a editore accademico (University Press) o a collana a responsabilità accademica, che sia nota o meno nota (ma con il dovuto, maggiore o minore, rilievo del prestigio della sede accademica);
opere di autore di rilievo accademico (dal dottorando all’emerito) che non rientrino in nessuno dei casi precedenti;
pubblicazioni il cui valore è comunque attestato storicamente (ad es. un’opera anonima o di origine popolare fonte di studi);
fonti di interesse per ricerche di livello accademico o para-accademico (ricordiamo che molte grandi personalità della cultura non appartengono al mondo accademico);
opere aventi relazioni bibliografiche con un’opera appartenente alle entità sunnominate

Opere fonte

(quanto detto sopra) +
presenza di affidabili criteri di edizione: testo critico, note di commento, indici, concordanze, etc.

Valgono meno, nel caso della nostra biblioteca, ma possono essere in alcuni casi apprezzabili (ad esempio nei manuali e nelle monografie di in-/formazione universitaria) i criteri standard applicati dalle biblioteche pubbliche, scolastiche, o di studio (cioè non espressamente specializzate nella ricerca):

  • profondità e analiticità con cui un tema è trattato;
  • estensione cronologico-tematica dell’opera;
  • presenza di un corredo paratestuale utile;
  • affidabilità dell’autore (curriculum) e dell’editore etc.

[A cura di Renato Nisticò – Biblioteca SNS - febbraio 2006]

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